KEUNTUNGAN dan KERUGIAN BASIS DATA

Bila kita mendengar kata perbandingan (misalkan, keuntungan), maka harus diketahui perbandingannya. Keuntungan basis data adalah keuntungan jika dibandingkan dengan sistem file tradisional. Kata tradisional di sini juga jangan dikonotasikan dengan kata “belum memakai komputer.”

Pandang sebuah perusahaan, misalkan di sana ada bagian (1) Pembukuan, (2) Produksi, (3) Personalia, dan (4) Pemasaran. Di keempat bagian itu diletakkan masing-masing sebuah komputer PC yang belum dihubungkan satu dengan lainnya, maka, mau tidak mau di setiap komputer tersebut harus memiliki data PEGAWAI.

Akibatnya, keempat komputer tersebut sama-sama memiliki data PEGAWAI yang sebetulnya isinya sama. Ini yang disebut sistem file tradisional. Kelemahan utama sistem ini adalah adanya kerangkapan data (redundancy), karena data yang sama ditulis berulang-ulang (dalam hal ini sebanyak empat kali).

Kelemahan lainnya adalah programming oriented, yaitu format data disesuaikan dengan bahasa pemrograman yang digunakan (belum tentu keempat orang di bagian yang berbeda tersebut memakai bahasa pemrograman yang sama). Data dalam PASCAL tidak dapat digunakan secara langsung oleh data dalam COBOL.

Dapat kita pikirkan lebih dalam, apa lagi kelemahan dalam sistem tradisional ini, misalkan, mungkin saja tidak ada format data yang pasti, misalkan, si A membuat field NAMA dengan panjang 20 karakter, si B 30 karakter, si C 25 karakter, dan si D 40 karakter. Si A menulis nama “Bambang Wahyudi”, si B menulis nama itu dengan “B. Wahyudi”, si C menulisnya dengan “Bambang W.”, dan si D menulis “BAMBANG WAHYUDI”, tidak ada keseragaman.

Misalkan lagi, bila pegawai “Ali” pindah rumah, ia harus melaporkan kepindahannya ke empat bagian yang berbeda, kalau tidak, maka akan timbul masalah, data alamat mana yang benar untuk si “Ali” ?.

Begitu juga ketika Pimpinan meminta atau ingin mendapatkan laporan kemajuan perusahaannya, maka ia harus meminta laporan dari seluruh bagian yang ada. Ia tidak dapat mengakses langsung di komputer (karena belum ada integrasi data).

Secara kejadian se hari-hari di Bank, bila sebuah bank belum menerapkan sistem basis data, maka kita tidak dapat menabung di cabang tertentu dan mengambil di cabang lainnya (sering diistilahkan dengan sistem online untuk menggambarkan penggunaan basis data).

Kelemahan-kelemahan yang ada di sistem file tradisional itu ditanggulangi oleh sistem basis data. Konsep utama basis data adalah meniadakan kerangkapan data, dengan menempatkan data di satu media penyimpanan tertentu (misalkan pada hard disk di dalam server) dan setiap komputer dihubungkan oleh sebuah jaringan menuju server tersebut. Semua user yang memerlukan data mengakses pada data yang sama.

Karena sulit dan rumitnya mendisain sebuah basis data, maka kelemahan basis data adalah diperlukannya tenaga ahli, misalkan orang yang berkedudukan sebagai Data Base Administrator (DBA). DBA bertugas untuk mendisain rancangan basis data, memberi hak dan wewenang kepada setiap user, menentukan bentuk-bentuk akses data, dan sebagainya.

Hal yang lebih fatal dapat terjadi yang merupakan kerugian basis data adalah jika data rusak, maka seluruh user akan terganggu, sedangkan pada sistem file tradisional, bila data si A rusak, maka si B, C, dan D masih dapat terus bekerja.

Banyak tool (alat) yang digunakan untuk merancang suatu sistem kerja, misalkan saja Data Flow Diagram/ DFD (Diagram yang menggambarkan aliran data dari suatu sumber menuju ke tujuan). Lambang-lambang DFD terdiri atas (1) Terminator, disebut juga kesatuan luar, disebut juga sumber atau tujuan. Terminator dilambangkan dengan persegi panjang. Terminator menunjukkan data yang akan diolah oleh sistem berasal dari (kesatuan) mana, dan akan ditujukan (dilaporkan) kepada (kesatuan) mana. Kesatuan tersebut dapat merupakan jabatan seseorang, sebuah organisasi, dan sebagainya. (2) alur data, berupa arah panah yang membawa jenis data, (3) proses, berupa lingkaran yang berisi suatu kegiatan kerja, dan (4) penyimpan data (data store), berupa garis paralel yang merupakan nama file yang digunakan sebagai tempat acuan berkas untuk atau hasil suatu proses.

DFD terdiri dari diagram konteks, yaitu gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Selanjutnya dijabarkan menjadi diagram nol (zero), dan dijabarkan lagi menjadi level-level yang lebih detil lagi.

Dari gambaran DFD tersebut akan diperoleh file-file yang akan digunakan (data store). File-file tersebut akan saling direlasikan di ERD (telah dibahas di atas).

Alat lain yang digunakan adalah kamus data (yang menjabarkan makna dan ketentuan dari setiap atribut yang digunakan), misalkan : NPM, jenis karakter, panjang 8, karakter pertama berisi angka 1, 2, 3, 4, 5, atau 6, di mana misalkan angka “1” untuk fakultas ilmu komputer, jenjang strata satu, jurusan sistem informasi, dan seterusnya.

Dan banyak lagi alat yang dapat digunakan yang kesemuanya digunakan untuk menyempurnakan sistem yang akan dibangun agar terhindar dari kesalahan atau kehilangan informasi yang dibutuhkan.